在商业信函或其他正式书信中，用冒号 。在非正式书信中，称呼后用逗号 。
（注意：尽量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”，因为这种称呼已经过时，并且不很友好 。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样的称呼 。
在给律师或外交领事写信时，可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔，但它们不应出现在称呼中 。同样，如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush, Jr.”也不能把它们包含在称呼中 。）
头衔（Titles） 除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔 。提示句（选择性）Attention Line(optional) 提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的 。
另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容 。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面 。
主题句（选择性）Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容 。通常写在封内地址和称呼之间 。
如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼 。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句 。
正文（Body of the Letter） 正文的格式多种多样 。商业信函最好使用齐头式 。
而私人信件通常不用齐头式 。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始 。
段落开头不空格，各段之间空两行 。修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址 。
使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适 。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写 。
其余部分从左边开始 。写信人签名（Writer's Identification/ Signture） 写信人的签名、名字和头衔（如果适用），写在信尾问候语同侧三四行以下的位置 。
附注（Notions） 附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单 。附注写在左侧 。
信尾问候语（Complimentary Closing） 信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“Sincerely”,“Sincerely yours” 。通常位于正文两三行以下 。
第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾 。附言（Postscript PS or P.S.） 附言用来说明没有包括在信中的想法和内容 。
通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起 。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑 。
求职信分为推荐信和自荐信两种，写求职信可按下列七个步骤进行 。下面举例说明： 假设你叫李平，你从报上得知某公司欲招聘一名英语翻译，请你给该公司 。
5.电话留言作文“嘟嘟嘟——”，“对不起，你拔打的电话暂时无法接通，请按#键留言” 。
（父母）
“玲玲啊，快过年啦，要打几个电话回来报报平安啊！爸爸妈妈老啦，也帮不了你什么忙！听说那个什么‘非典’在你们那里传得很厉害哟！你要小心饮食啊！多穿衣服，小心感冒啊，哎，叫你回来在家里找工作，你非要去广东打工，爸爸妈妈怪担心的 。你啊，换一件衣服就要洗一件衣服，不要把它堆成山，等发出臭味的时候再洗，那样很不卫生的 。好了，爸妈要去煮饭了，就说到这里了，下次要打电话回来报平安啊！”
（姐妹）
“玲玲，怎么又出去了？你呀！要多小心身体，从小到大，你的身体就是比较弱的，你可别忙得累坏了身体哦！姐给你买了些农补品，有时间到姐这里拿 。玲玲，记住，别老是上夜班了，多注意身体，有空打个电话来给我，不要念着工作忘了姐 。要不我和爸妈都会难过的 。有时间咱姐妹俩一起去吃顿饭，逛逛街 。好了，不打扰你了，记得多注意身体，多休息 。”