学院发文字号怎么写

1.发文字号的发文字号格式发文机关标识下空2行 , 用3号仿宋体字 , 居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称 , 用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001) , 不加“第”字 。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 。
发文字号位于文件名称下方居中处 , 在文件名称和横隔线之间 。发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成 。发文代字由发文机关自行拟定 , 固定使用 , 不能经常更改 。年份用六角括号括起 , 顺序号不用括号 。如“国办发〔1996〕2号” , 即说明这是**办公厅在1996年所发出的第2号文件;“人外发〔1994〕1号”即为人事部外事司1994年发出的第1号文件 。
机关代字一般由两个层次组成 。第一个层次是发文机关代字 , 第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字 。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等 , “铁”代铁道部 , “办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门 。读懂机关代字很重要 , 特别是知道了文件的主办部门是谁 , 可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档 。有的机关代字还包合其他的层次 , 如**发文的机关代字有“国发”、“国函” , “国”代** , 而“发”和“函”则代“**文件”和“**函”这两种发文形式 。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多 , 可能各有所代的层次 , 但尽量以简化为好 。
年份要用全称 , 不应简化 , 如“87”、“93”等均属标识不正确 。年份应用六角括号“〔 〕”括起 。注意六角括号不是数学公式的中括号 , 因为当引用公文时 , 标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起 , 如果年份用中括号括起 , 就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则 。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别 。另外 , 二者形状也略有不同 。有的文件把年份用圆括号括起 , 今后也要按本标准的规定使用六角括号 。
序号是发文的流水号 。一般都是按文件的形式统一编 , 即是哪个部门主办的 , 只要是同一发文形式 , 就要统一按顺序编号 。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号 , 是一种较繁琐的办法 。国家标准规定序号不编虚位 , 不加“第” (有的单位加“字”)等虚字 , 主要是讲究实用 。发文字号中的机关代字、年号和序号三部分要完备 , 缺一不可 , 不能在三者之间随意加“字”“第”等字样 。如某市财政局发文字号写成“X市财发〔1992〕字第36号” , 其中的“字”“第”就是多余的 。年号和序号的括号不能滥用 , 如写成“(1995)12号”“(1995)(12号)”“(1995)(12)号”“[1995][12号]”“1995年[12]号”等 , 都是错误的 。
2.发文字号的发文字号格式发文机关标识下空2行 , 用3号仿宋体字 , 居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称 , 用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001) , 不加“第”字 。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 。发文字号位于文件名称下方居中处 , 在文件名称和横隔线之间 。
发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成 。发文代字由发文机关自行拟定 , 固定使用 , 不能经常更改 。