要严格遵照信的格式去写，信面无论书写或打印均要清晰整洁 。签名要用钢笔 。
7. 申请留学如何填写入学理由书 入学理由书的填写非常重要，学校主要就是靠入学理由书和资金保证以及来源的说明书类来决定是否招收学生 。
所以一定要把入学理由书写好 。在填写时的注意点：1.在填写有关经费支付的内容时，要与“经费支付申告书”的内容一致 。
2.填写前要打草稿，注意在正式填写时不要勾抹，也不能用涂改液修改 。3.填写之前把原稿复印留底 。
4.正式填写时一定要申请人亲笔填写 。按照下面的要点逐条添入具体内容，然后联贯成文 。
1.留学动机——结合自己现状，把向往留学日本的初衷写清楚 。·一直都对日本的文化、语言感兴趣，向往日本留学 。
·在多年的学习和工作中磨练自己的意志，觉得留学时机已经成熟 。·在职工作中发现自己水平（日语方面、业务方面）的不足，欲进修的欲望更加强烈 。
·得到日本友人的鼓励，留学决心更加坚定 。2.留学目的——来日本的具体学习目的写清楚 。
（包括为何学习日语的理由）·一直以来对日语学习的热爱 。经过自己的努力，日语水平已经达到何种水平 。
·在自己现有的水平之上进一步提高日语水平，弥补在与日本人交流时的不足 。·学习日本先进的科学技术知识（结合将来欲进学的学科），为将来的工作打好基础 。
·了解日本的文化，为中日友好事业尽自己的一份力量 。3.日语学校毕业后的进学希望――对将来欲进学的学科以及大学（院）选择上的志愿 。
·目前从事何种工作、发现自己在哪方面的不足，所以希望语言学校后进入大学（院）进修何种学科 。·希望进入何种水平的大学（举出学校的具体名称） 。
为了考上这样的大学，在语言学校学习的过程中还要注意那些科目的学习（文化课方面，如数学、英语等，或专业课知识）4.大学毕业后的进路——毕业后欲留日还是回国，这要跟你前面书写的内容一致 。·大学（院）毕业后希望回国从事与自己所学专业有关的工作 。
为了活用自己的日语知识，欲找日资或中日合资企业就职 。·回国工作的同时传播日本的文化，为中日友好做贡献 。
·几年来工作的积蓄 。（在职证明书、年收证明书）·父母亲属的支持 。
（亲属关系证明和公证书、在职证明书、年收证明书）·提供上述证明后金额还是过大，说明剩余金额的来源 。（遗产、或其他）上述诸点作为参考，还有其他认为有必要填写的内容，可以添加进去 。
要注意文字的简练和观点的清晰，不要给人一种在凑字数的感觉 。尽量把理由书的一页纸写满，但是不要写得太多出格，这样会给人一种冗长的感觉 。
理由书要写成一篇文章，必须把上述诸点联贯成文，并且段落清晰，一目了然 。可以把整个理由书分为五段写，各段以“有关……（如‘有关留学目的’） 。”
开头，这样可以使文章清晰明了 。