尤其是一份报纸厚厚的好几十版，每天见报的新闻上百则，读者不可一一看完，因此必须以最简短的方式让读者立即明了最重要的内容，如果读者有兴趣就继续阅读，否则即可就此打住 。同样地，倒宝塔式新闻写作的段落依重要性递减，且各段独立，对于有排版时间压力的编辑而言，只要看前几段就可以掌握重点，如果版面有限，更可以直接后面整段整段地大笔删除，而不会影响全文 。
因为在讲究又新、又快的新闻作业环境，包括读者和老编是都没有耐心的 。因此千万记住不要讲究所谓的启承转合，直接开门见山就可以了 。
4. 五个“W”与一个“H”: Where, When, Who, What, Why, How： 倒三角形的新闻写作，最重点的第一段叫作“导语”（lead），基本上由五个“W”和一个“H”等六个要素所组成 。不过要注意的是，一般新闻稿写作新手，往往照本宣科、依法办事，误以为导言一定要将这六个要素全部塞进去，结果使得导言啰啰嗦嗦，毫无重点可言 。
因此在这六个要素中，判断哪几个比较重点，就写哪几个，一般而言，两三个就很多了，其他的留到后面的段落再交待就好 。例如这次产品邀请麦当娜代言，那么最重要的就是Who（麦当娜）和What（代言产品），其他的都不重要，导言中就免了 。
5. 能引起采访人员注意的标题： 就如同前几章提过的，新闻标题必须将此次新闻主题简单扼要地说明出来，才能吸引采访人员的注意，不至于成为垃圾桶内的废纸 。6. 基本新闻稿体裁及联络人： 简单地说，基本新闻稿体裁，就是一般的新闻稿，只要遵循上述写作重点，基本上不会出现太大的偏差，千万不要因自己的文笔好就自作主张，写成旷世散文或小说巨作，即使它犹如史诗般伟大，最后仍会进了垃圾桶 。
同时不要忘了在新闻稿末注明联络人的姓名和电话等信息，如果采访人员需要进一步的信息时，才知道该找谁 。7. 照片： 一张好照片见报的效果往往胜过数千字的文稿，但照片一定要配合新闻主题，不要新产品上市，却给了一堆人头照，只为了拍老板的马屁 。
同时要注意照片一定要清晰，具有朦胧美的艺术照还是留给自己欣赏吧 。8. 新闻资料袋及附件： 新闻资料袋及附件可以让采访人员更清楚地了解背景和其他的细节，并满足采访人员多种新闻角度的需求 。
新闻稿的格式有很多，而且都是在新闻事业的发展过程中不断摸索出来的，不同时期格式也不一样 。一种是源于美国新闻界的“倒金字塔”式，这种格式由于迎合了受众的接受心理，于是得到了普遍的模仿，现在中国的很多都市报所使用的都是这种格式 。
基本格式（除了标题）是：先在导语中写一个新闻事件中最有新闻价值的部分（新闻价值通俗来讲就是新闻中那些最突出，最新奇，最能吸引受众的部分），比如一场球赛刚刚结束，观众/读者/听众们最想知道的是结果，或者是某个球员的发挥情况，就先从这里写起 。其次，在报道主体中按照事件各个要素的重要程度，依次递减写下来，最后面的是最不重要的 。
同时注意，一个段落只写一个事件要素，不能一段到底 。因为这种格式不是符合事件发展的基本时间顺序，所以在写作时要尽量从受众的角度出发来构思，按受众对事件重要程度的认识来安排事件要素 。
因而需要长期的实践经验和宏观的对于受众的认识 。另一种是一个中外结合体——新华体 。
我们国家的新闻报道一般是遵循时间顺序，但是这种“讲故事”的写法已经不适合受众的阅读习惯（一般人没有时间听你讲长篇大论），所以“新华体”在吸收中外新闻报道之长的情况下诞生了 。基本格式（除了标题）是：先把事件中最重要的部分在导语中简明地体现出来 。