2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定 ， “函 ， 适用于不相隶属机关之间商洽工作 ， 询问和答复问题 ， 请求批准和答复审批事项” 。这说明 ， 除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作 ， 询问和答复问题 ， 甚至请求批准和答复审批事项 ， 一律用“函” 。
国务院办公厅《关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一 ， 与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力 。”（节选自《应用写作》杂志2004年第1期《泛议“函”的使用与写作》） 函作为公文中惟一的一种平行文种 ， 其适用的范围相当广泛 。
在行文方向上 ， 不仅可以在平行机关之间行文 ， 而且可以在不相隶属的机关之间行文 ， 其中包括上级机关或者下级机关行文 。在适用的内容方面 ， 它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外 ， 也可以向有关主管部门请求批准事项 ， 向上级机关询问具体事项 ， 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项 ， 以及上级机关催办下级机关有关事宜 ， 如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等 。
此外 ， 函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正 。不过这种情况并不多见 。
二、函的特点 （一）沟通性 。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题 ， 起着沟通作用 ， 充分显示平行文种的功能 ， 这是其他公文所不具备的特点 。
（二）灵活性 。表现在两个方面：一是行文关系灵活 。
函是平行公文 ， 但是它除了平行行文外 ， 还可以向上行文或向下行文 ， 没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制 。二是格式灵活 ， 除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外 ， 其他一般函 ， 比较灵活自便 ， 也可以按照公文的格式及行文要求办 。
可以有文头版 ， 也可以没有文头版 ， 不编发文字号 ， 甚至可以不拟标题 。（三）单一性 。
函的主体内容应该具备单一性的特点 ， 一份函只宜写一件事项 。三、函的作用 “函”有下列三方面的作用： （一）相互商洽工作 。
如调动干部 ， 联系参观、学习 ， 联系业务 ， 邀请参观指导…… 。（二）询问和答复问题 。
如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复 ， 都是用“函”的形式 。（三）向有关主管部门请求批准 。
如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的 。四、函的分类 。
函可以从不同角度分类： （一）按性质分 ， 可以分为公函和便函两种 。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理 。
便函不属于正式公文 ， 没有公文格式要求 ， 甚至可以不要标题 ， 不用发文字号 ， 只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可 。（二）按发文目的分 。
函可以分为发函和复函两种 。发函即主动提出了公事事项所发出的函 。