公文必须注明发文日期,以表明公文从何时开始生效 。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开 。
发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时间发生困难 。发文日期一般以领导人签发的日期为准 。
一般以领导人最后签发的日期为准,经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准 。扩展资料: 一、公文规范 公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素” 。
1、主送机关 上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文,叫普发公文,凡下属机关都是收文机关,也就是发文的主送机关;下级机关向上级机关报告或请示的公文,一般只写一个主送机关,如需同时报送另一机关,可采用抄报形式 。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写 。
在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号 。2、正文 这是公文的主体,是叙述公文具体内容的,为公文最重要的部分 。
正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱 。请示问题应当一文一事,不要一文数事 。
文中的结构层次序数应准确掌握和使用 。3、发文机关 写在正文的下面偏右处,又称落款 。
发文机关一般要写全称 。也可盖印,不写发文机关 。
机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证 。4、抄送单位 是指需要了解此公文内容的有关单位 。
一般均用上下两条线隔开,抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容(需要执行或知晓内容)的上级、下级和无隶属关系的机关,应当用全称或规范化简称、统称 。抄送机关名称标注在印制版记上方,主题词下方,用横线把主题词和印制版记隔开,抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字,后标全角冒号 。
抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开,末尾用句号 。一行不够用二行,二行与冒号后对齐 。
5、文件版头 正式公文都有版头,应标明是机关的名称 。版头以大红套字印上“******(机关)文件”,下面应加一条红线衬托 。
6、公文编号 包括机关代字、年号、顺序号 。如:“国发〔1997〕5号”,代表的是国务院一九九七年第五号发文 。
“国发”表示国务院的代字,“〔1997〕”指的是年号,(要使用“〔〕”的方括号),“5号”指的是发文的顺序号 。如果是几个机关联合发文,只需要注明主办机关的发文编号 。
编号的位置:凡有文件版头的,放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的,放在标题下的右侧方 。编号的作用:在于统计发文数量,便于公文的管理和查找;在引用公文时,可以作为公文的代号使用 。
7、签发人 文头部分写上签发人,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小 。格式为“签发人:***” 。
8、机密等级 机密公文应根据机密程度划分机密等级,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样 。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定,并据此确定其送递方式,以保证机密的安全 。
密级的位置:通常定格标在版心左上角第一行 。机密公文还要按份数编上号码,印在文件版头的左上方,以便查对、清退 。
9、紧急程度 这是指公文送达和办理的时限要求,分为“特急”、“加急” 。标明紧急程度是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急工作问题的及时处理 。
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