对于缺席董事可以不列名，而对于委托他人出席会议的，应写明董事姓名及受托人的姓名，并将委托书与该会议记录一并存档 。二、董事会会议记录的用语 在制作董事会会议记录中，应始终体现董事会作为公司治理结构中的重要环节 。
同时明确公司的三级管理体制，总经理为董事会领导下负责日常经营管理活动的机构 。根据不同的意见类型，试就关键用语分述如下： 1、决定性意见 对于决定性意见，一般应采用“同意”、“批准”、“决定”等字眼 。
对于决定性事项，一旦董事会会议通过该事项，应作成相应的董事会决议，以便公司经营层予以执行 。2、指导性意见 董事会会议对所议事项提出指导的，一般应采用“要求”、“责成”的字样 。
从公司治理结构的角度而言，董事会为公司总经理的领导者，因此，有权要求总经理采取相应措施或实施某些行为 。实践中，有相当多的会议记录，对于董事会会议提出的指导性意见采用“建议”的字眼 。
我们认为，董事会建议总经理采取某种行为的提法是不符合公司治理结构的层次性规定的 。3、其他意见 董事会会议如果对公司总经理的经营管理工作表示满意，采用精神方面的嘉奖的，则应采用“肯定”、“满意”等字眼 。
如果董事会会议对公司总经理的经营管理工作不甚满意，要求其进一步加强的，则应对公司总经理提出指导性意见，如采用“会议要求公司总经理继续加强……”的字眼 。总体而言，会议记录的用语必须体现董事会对公司总经理的绝对领导关系 。
其用语必须体现这一原则 。同时，董事会会议记录是对公司总经理在董事会休会期间的工作的一种指导，因此，其用语应尽可能采用明确的态度，不宜采用模棱两可的词语 。
2.求规范的董事会会议纪要XX有限公司会议纪要（红头）
2011—01
XX公司第二次董事会会议纪要
时间：
地点：
应到董事：
出席董事：
缺席董事：
列席：
主持： 记录：
会议议程（议题）：
（内容）
最终董事会形成以下五项决议：
（内容）
以上事项表决结果：同意X人，占董事总数X%，不同意X人，占董事总数X%，弃权X人，占董事总数X% 。
董事签字：
这是我自己写的，不知道正不正式，能不能对你有帮助的地方
3.董事会会议纪要与董事会会议记录有什么不同根据公司法的规定，有限责任公
司或股份有限公司在召开董事会会议时，应就会议情况作出会议记录 。该记录应由出席董事会的董事签字，并由公司存档保存 。但在实践中，我们发现有较多的公司董事会会议记录实际上只是对董事会会议的一个流水帐，仅记录议题、发言人、讨论的情况，对于最后会议的结果没有明确的记载 。董事会会议的纪录可以分为三类：一是决定性意见，即对相关议题作出决定；二是指导性意见，即对相关议题所述事项的执行提供指导性意见；三是其他类型的意见，如对公司总经理（经营层）的褒奖、肯定或批评等意见 。因此，作为记录董事会会议结果的会议记录及决议应分别三种意见进行对相关事项的结果作出记录 。对于董事会会议的决定性意见一般应由董事会决议的形式作成 。但在实践中，对于不需要进行决议的事项，其决定性意见应在记录中记载 。同时，董事会会议记录还应记载会议对相关议题的指导性意见 。一般地，董事会会议记录可以称之为“会议记录”或“会议纪要” 。由于董事会虽为常设机构，但其成员一般并非全部是专职人员，在董事会会议期间，应对公司总经理在董事会会议闭会期间的工作作出安排与指导 。此类安排或指导即通过会议记录或会议纪要的形式予以确定 。