其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如： ①并列式 Ms. Joanna Kerry Peking University Haidian District, 100871 Beijing China ②斜列式 Ms. Joanna Kerry Peking University Haidian District,100871 Beijing China 3.称呼（Salutation） 对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号 。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定 。
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点： ①对没有头衔的男性一般称呼 Mr.。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr. 或 Mr. White，不可是：Mr. Phil 。
若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs.。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司 。
②对女性一般称呼 Mrs., Madam 或 Miss 。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 没有复数形式 。
若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼 。Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前 。
③对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别 。例如 Professor （缩写为 Prof.）,Doctor （缩写为 Dr.）, General （缩写为 Gen.）。
这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等 。④对外 。