比如,在正式分配任务之前,让有可能产生误解的员工阅读书面讲话稿,对他们不明白的地方先作出解答 。三、积极倾听员工的发言 沟通是双向的行为 。
要使沟通有效,双方都应当积极投入交流 。当员工发表自己的见解时,管理者也应当认真地倾听 。
当别人说话时,我们在听,但是很多时候都是被动地听,而没有主动地对信息进行搜寻和理解 。积极的倾听要求管理者把自己置于员工的角色上,以便于正确理解他们的意图而不是你想理解的意思 。
同时,倾听的时候应当客观地听取员工的发言而不作出判断 。当管理者听到与自己的不同的观点时,不要急于表达自己的意见 。
因为这样会使你漏掉余下的信息 。积极的倾听应当是接受他人所言,而把自己的意见推迟到说话人说完之后 。
四、注意恰当地使用肢体语言 在倾听他人的发言时,还应当注意通过非语言信号来表示你对对方的话的关注 。比如,赞许性的点头,恰当的面部表情,积极的目光相配合;不要看表,翻阅文件,拿着笔乱画乱写 。
如果员工认为你对他的话很关注,他就乐意向你提供更多的信息;否则员工有可能把自己知道的信息也怠于向你汇报 。研究表明,在面对面的沟通当中,一半以上的信息不是通过词汇来传达的,而是通过肢体语言来传达的 。
要使沟通富有成效,管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性 。比如,你告诉下属你很想知道他们在执行任务中遇到了哪些困难,并乐意提供帮助,但同时你又在浏览别的东西 。
这便是一个“言行不一”的信号 。员工会怀疑你是否真正地想帮助他 。
五、注意保持理性,避免情绪化行为 在接受信息的时候,接收者的情绪会影响到他们对信息的理解 。情绪能使我们无法进行客观的理性的思维活动,而代之以情绪化的判断 。
管理者在与员工进行沟通时,应该尽量保持理性和克制,如果情绪出现失控,则应当暂停进一步沟通,直至回复平静 。六、减少沟通的层级 人与人之间最常用的沟通方法是交谈 。
交谈的优点是快速传递和快速反馈 。在这种方式下,信息可以在最短的时间内被传递,并得到对方回复 。
但是,当信息经过多人传送时,口头沟通的缺点就显示出来了 。在此过程中卷入的人越多,信息失真的可能性就越大 。
每个人都以自己的方式理解信息,当信息到达终点时,其内容常常与开始的时候大相径庭 。因此,管理者在与员工进行沟通的时候应当尽量减少沟通的层级 。
越是高层的管理者越要注意与员工直接沟通 。咨询顾问罗伯特·巴克沃在他的著作《绩效评估》(机械工业出版社出版)中,总结了经理人在沟通中容易犯的六种错误 。
经理人在和员工沟通,尤其是做绩效评估的沟通时,要避开这些“雷区”,避免节外生枝地制造沟通上的问题,确保和员工达成共识 。缺乏倾听和理解 当你不注意听,不向对方证明你在尽力理解他的话,却告诉他你的确听明白了的时候,对方就会停止交谈,抵制或不同意你说的话 。
如果你停止倾听,尽力去理解谈话的内容,对方也会这么做 。“不如人式”沟通 这指的是你在话语中暗示对方不如你,或者在技巧、能力和奉献精神等方面差一些 。
你可以说对方绩效有退步,或谈谈你观察到的具体、实在的现象,但如果你想说对方不如别人,或者不够完善,那么这就不仅是建设性沟通的终止,而且还是破坏性沟通的开端 。沟通中的不信任 你说的任何不信任员工的话都会带来问题 。
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