述职报告对自身所负责的组织或者部门在某一阶段的工作进行全面的回顾，按照法规在一定时间（立法会议或者上级开会期间和工作任期之后）进行，要从工作实践中去总结成绩和经验，找出不足与教训，从而对过去的工作做出正确的结论 。与一般报告不一样的是，述职报告特别强调个人性 。
个人对工作负有职责 。自己亲身经历或者督查的材料必须真实 。
这就要在写作上更多地采用叙述的表达方式 。还要据实议事，运用画龙点睛式的议论，提出主题，写明层义 。
讲究摆事实，讲道理；事实是主要的，议论是必要的 。在写法上，以叙述说明为主 。
叙述不是详叙，是概叙；说明要平实准确，不能旁征博引 。（二）规律性 。
述职报告要写事实，但不是把已经发生过的事实简单地罗列在一起 。它必须对搜集来的事实、数据、材料等进行认真的归类、整理、分析、研究 。
通过这一过程，从中找出某种带有普遍性的规律，得出公正的评价议论，即主题和层义以及众多小观点（包括了经验和规律的思想认识） 。议论不是逻辑论证式，而是论断式，因为自身情况就是事实论据 。
如果不能把感性的事实上升到理性的规律性的高度，就不可能作为未来行动的向导 。当然，述职报告中规律性的认识，是从实际出发的认识，实践理性很强，也就不需要很高的思辩性 。
不管怎样，述职报告是否具有理论性、规律性是衡量一篇述职报告好坏的重要标志 。述职报告的目的在于总结经验教训，使未来的工作能在前期工作的基础上有所进步，有所提高，因此述职报告对以后的工作具有很强的借鉴作用 。
任何一项工作都不可能是凭空而来，总是具有一定的继承性与创新性 。而继承性，就是要继承以前工作中的一些好的方面，去掉不好的方面，然后加以创新，工作才会有进步，完全抛离过去的工作创新是不可能的 。
策略性也是规律性的一个方面 。策略即今后工作计划，是述职报告的重点内容 。
（三）通俗性 。面对会议听众，要尽可能让个性不同、情况各异的与会代表全部听懂，这就决定了讲话稿必须具有通俗性 。
对于与会者来说，内容应当是通俗易懂的 。即使是专业性、学术性很强的内容，也要尽可能明晰准确，以与会者理解为标准 。
形式更是通俗的 。结构是格式化的 。
语言则是口语化的 。不同于一般的科学文章，更不同于一般的公文，最明显的一点是语言的口语化 。
一般的科学文章，主要诉诸人们的视觉，要让读者理解，语言就要概括精练，甚至讲究专业性 。而一般公文尤其是行政公文，语言更是规范的，有的格式用语甚至是特定的，最重视的是准确、明晰、简练和 。
相反，讲话稿的语言则由讲话的本身性质所决定的，必须口语化 。由于讲话是声入心通的人和人之间的传播活动，需要更加适应人们的接受心理，拉近讲话者和听众的心理距离，这就特别讲究语言的大众化、口语化 。
（二）称谓 。称谓是报告者对听众的称呼 。
称谓要根据会议性质及听众对象而定 。“各位领导、代表” 。
称谓放在标题之下正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用 。称谓一般采用提行的写法 。
要用“谢谢大家”等礼貌语言 。如一篇在教职工代表大会上述职报告的称谓：“尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们” 。
（三）正文 。述职报告的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分 。