当时我把调研报告的结构大致作了以下安排 。1、建立完整的电子目录笔者用Word编制了一个调研报告的文档目录,这样,决策者就可以通过点击目录上的内容标题,轻松地了解到整个报告的内容和很快查找到自己感兴趣的信息 。
同时,我把报告中出现的图表也独立编成图表目录,附在主目录后面,决策者要查找这些图表就更方便了 。2、精心编写摘要在完成了调研报告的撰写后,笔者花大力气精心编写了一份报告的摘要 。
用两页纸准确地概括了报告的所有基本部分,突出强调调研的结论和建议 。这份摘要的宗旨是务求让决策者能通过摘要迅速掌握调研的要点内容,在决策者时间不允许的情况下,这份摘要就是一份缩小版调研报告 。
3、插入有吸引力的导言决策者要看的报告不止一个,要决策的事不止一件,如何让决策者优先阅读自己的报告,让自己的建议得到实施呢?笔者的方法是在调研报告的开始插入一篇短小精悍而又有吸引力的导言 。导言主要交代了调研的原因、调研的范围、解决的问题、从中得到的好处和调研的历史背景等 。
它的作用是引导决策者重视面临的问题和对所调研的课题产生浓厚兴趣 。4、详尽的调研分析这是调研报告中最长的部分,涵盖了摘要部分的所有内容的分析、解释,收集到的资料的整理和各种分析方法和统计方法的应用过程和分析结果等 。
这是调研结果和建议的依据 。因此,我花了十多天时间,用了几十页纸的篇幅来完成这一部分 。
务求通过这部分内容回答决策者在看摘要时所产生的所有疑问 。5、醒目的结论和建议调研的结论是通过资料的收集和采用各种科学分析方法得出的,是调研分析的成果 。
调研结论往往受到调研者的知识结构、经历、经验等因素的影响,调研报告撰写者必须清醒地认识到这一点,要用客观事实来说话,尽量避免受感情、偏见、个人喜好等影响结论的客观性 。因此,笔者在为本次调研下结论时十分谨慎,没有足够依据的宁愿不下结论,事关重大不能不说的,都明确说明这是个人的看法,可能存在误差 。
建议并非越多越好 。必须就本次调研的目的和范围提出建议 。
一些调研人员苦于平时没有机会向决策者提建议,或平时提建议没有得到决策者的重视和认同,难得有这样的机会,他们通常把自己憋在心中已久的大量与本次调研目的无关的建议同时写上 。这样不但不会得到决策者的欣赏,反而会让决策者认为调研者没能抓住调研的重点,没能解决焦点的问题,从而对调研者的专业水准产生怀疑,进而大大降低决策者对建议的正面评价和采用信心 。
另外,建议必须是合理的、能执行的 。根据一些西方理论天马行空地提出一些不切实际、难于执行的建议只能是浪费决策者的宝贵时间 。
因此,笔者在这次调研中只根据调研目的有针对性地提出了三个企业急需解决的问题 。记住,好的建议一个就足够了,不好的建议一百个也没有用 。
6、完整的资料附录附录是调研报告分析的资料补充,它包括更详细的补充资料、过程表格、计算材料、调研问卷、参考资料等等 。完整的附录会让调研报告更充实,让决策者感觉调研更可信 。
在本调研报告中,笔者附录了自己设计的《确定竞争品牌的方法》、十多个调查过程用表、一批调查问卷和大量访问记录、搜索参考过的网站资料等,足有十页纸之多 。当然,如果调研报告内容不多,就没有必要编写报告目录和摘要 。
如果是公司要求就某一内容所作的专项调研,导言也可以省去 。如果决策者对你非常了解和信任,而且不太关心调研的过程,附录部分内容也可以省略 。
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