每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流 。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面 。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉 。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint” 。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已 。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化 。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today” 。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化 。
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的 。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的 。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现 。不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚 。
不管说什么，都要带着您的诚意去说 。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚 。
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件 。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点 。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们 。12 。
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8. 开发信到底怎么写 外贸开发信一直是比较头痛业务员的话题，可是开发海外客户很大一部分是依靠外贸开发信的，你知道你的外贸开发信出现哪些问题了吗？下面就和苏维博欣一起讨论一下外贸开发信的写作重点吧 。
1.外贸开发信是不是可以加图片
可能我们很多人当中都会觉得外贸开发信不适合有任何色彩和图案，基本上都是黑白文字版的 。你害怕因为文件太大或者是过于花哨引起对方的反感 。那苏维博欣今天想告诉大家的是：你知道怎么样才可以吸引对方的眼球而且不会引起对方反感吗？那就是在开发新邮件中带插图，用图文并茂的形式来突出展示自己的表达，这样是不是绝对的超越您的同行呢？而且还会吸引对方的注目对不对 。不过你要注意的是，除非对方已经知道和信任你的邮件，图案一般不要以附件的形式出现 。因为对方害怕是病毒，所以这样有附件的外贸开发信会被直接删掉 。其次，使用的颜色和图案要适宜，朴素为主，不要过于花俏，从而喧宾夺主，引起反效果 。