一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事 。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意 。
4、酬应过渡 正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡 。如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展” 。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等 。也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等 。
5、祝颂词 书信的最后,写祝颂词是惯例 。由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样 。
一般说来,有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等,有时,因过渡词含有明显的祝颂义,也可省去祝颂词 。6、签署 书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小 王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“**部主任张金水”、“**公司经理王富成”或者 “**公司办公室秘书李倩”、“**部业务员刘震”等 。
今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意 。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重 。
7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项 。日期必 须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事 。
中文书信行款规范 1、字迹端正清晰,易于认辨 。不写错别字,不写错句 。
单字不成行,单行不成页 。2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的,不宜满页尽是长度不跨行的短句 。
3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长,但不能少于100字,书写时亦应注意在整页纸上的布局合理,不能一页大纸上就两行小字,这既不美观于样式,又乏诚意于情分 。4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写信 。
5、对境外华语地区通信,要兼顾当地汉语书信的表达习惯 。6、信笺折叠应是文字面朝外,受件人称呼朝外 。
信笺折叠宜简单地横竖对折,不宜折成燕子状、花瓣状,这种折叠法不宜用于工作信件,会影响工作信件的严肃性 。7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定,不可随意印制或改制 。
信封书写也应按我国邮局规定的规范行事 。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等,但倘为明信片、则应用“收”字,明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄” 。
8、邮资要付足,不要寄欠资信,以免因退回补足邮资而造成时间上的延误,邮票贴法要规范,但勿与地址太近,以免盖邮戳时将门牌号码遮住,造成投递麻烦 。邮资总付的信件,要与邮局相关部门妥善交接 。
航空信的标签要明显 。信封样张可用word文档查看:执行“工具—中文信封向导”命令,弹出“信封制作向导”对话框,点击“下一步”,选择标准信封样式 。
在下拉列表框中根据实际信封大小来选择,点击“下一步”,进行书写,最后单击“完成”按钮 。这时将自动生成一个新的文档便是信封样张 。
6. 信封格式怎么写 信封是已经印刷好的装信件的东西 。它一般有四行横线,左上角与右下角有邮政编码的填写方格 。如图 。但是也有一些信封为某种特殊的需要,会印上放多图案,或者没有这些横线,但是书写的格式也是要按照传统信封的格式 。
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