如果要使工艺文件真正行之有效，是需要经过初稿---验证---优化---最终定型，所以也是有专人编写，专人审核，专人批准，当然在编写审批的过程中难免少不了一些要为改进提供参考的问题记录及解决办法建议的表单产生 。
如果编写在设计阶段为编写生产工艺输出的工艺性文件，可以简单一些，或不按产品（或整机系统）的安装顺序来编写，可以是按各自学科的内容来编写，按功能模块来编写，因为绝大多数的设计人员对于生产过程的逻辑合理性的考究水平是比较底下的 。也正因为如此有很多公司在建立开发团队时，就安排一个生产工艺人员，在团队中指导设计人员输出的工艺性指导文件对生产逻辑过程的合理性，也有更直接就让生产工艺人员直接就在设计完成输出生产工艺文件而省略了设计输出工艺这一块（个人认为：这种工作方法推行难度大，工艺文件的工作量大，而又要在较短时间内，从无到有地写出来，合理性肯定大大降低，就成了为写文件而写文件，实质性的作用大打折扣） 。总之工艺文件的编写技术，是需要进行长时间的经验积累的 。
【工艺文件怎么写】其它文件
过程失效模式与分析（FMEA，研发的为DFMEA，生产制造的PFMEA）；控制计划（Control Plan），生产布局（Layout），操作人员工艺培训记录表，生产首件确认记录表，工艺更新改进临时记录，生产质量不良记录与分析，原材料检验记录表 。（如果在汽车制造行业，相关的文件还会更多）
3. 工艺的工艺文件 工艺文件是主要是把如何在过程中实现成最终的产品的操作文件 。
应用于生产的叫生产工艺文件，有的称为标准作业流程（Standard Operation Procedure），也有称为作业指导书（Work Instruction），台湾和日本人喜欢把前者叫工艺文件，而欧美人喜欢把后者当成是我们说起的工艺文件，两者只是习惯叫法上的差别，其实所展现的内容没有太大的差别 。一整套工艺文件应当包括：工艺目录、工艺文件变更记录表、工艺流程图、工位/工序工艺卡片 。
工艺目录，指整文件的目录；重要的是需要标明当前各文件的有效版本，这个很重要 。变更记录，通常是在文件内容变更后，进行走变更流程的记录，这些主要内容有：变更的内容页名称、变更的依据文件（通常为ECO）编号、变更前和变更后的版本 。
流程图（就像做菜一样，要先买菜，洗菜，切菜，炒菜，最后才是吃菜，也就是指事特定的内在逻辑先后顺序关系，建立在事物的物理模型基础之上）当然必要时提供这些流程中的操作者及对操作的素质要求，需要几个人力，每一个工序要花多少时间，操作要点是什么，要达到什么样的标准，用什么特殊工具，都是按流程图为基础来展开的 。工位/工序的工艺卡片，就是具体到每一个环节，通常为操作者使用，同时要写明本工位（或工序）名称，前工位（或工序）名称，后工位（或工序）名称，用什么材料，用什么工具，操作中要注意哪些事项，执行要达到什么标准，更多的主要内容是操作步骤顺序和方法 。
工艺文件编写材料清单（B.O.M.,Bill Of Materials）是工艺文件编写的重要输入之一 。没有BOM万事难成，“巧妇难为无米之炊”；没有BOM就不知道用什么材料来做（当然新工艺技术开发过程中有一项，就是如何选材料，这属于工艺开发）；如果没有BOM，材料如何管理？材料的供应商清单如何列表？材料的成本如何算？材料的最长交货周期怎么确定？等等很多工作都基于BOM而来 。
产品的总体结构相关的设计输出的图纸、相关技术参数、相关的质量验收标准也都是工艺文件编写的重要输入信息；如果是用以编写生产工艺文件的话，在设计阶段输出的总装工艺说明、总装工艺要点、部件安装标准等也都成为生产工艺文件编写的输入信息 。如果在输入信息相对较为完善的情况下，编写生产工艺文件，就是首先按流程图的要求，对整个过程有一个明确而清晰的流程勾画，流程图要细分到什么样的标准？这也是人们常以界定的事，但通常都是以确定成一个工位（或工序）的工作量而定 。