4.1.3措施的制定、实施与验证 a.对某个部门的质量问题，由办公室填写“纠正和预防措施处理单”，经管理者代表批准，交责任部门负责改进 。b.对涉及多个部门的质量问题，由办公室请示管理者代表，由管理者代表组织公司有关部门召开质量问题专题分析会，分析问题产生的原因，落实责任部门，由办公室根据专题会议的决定，填写“纠正和预防措施处理单”，经管理者代表批准后，发至责任部门处理、改进 。
4.2预防措施 公司应识别潜在的不合格，消除潜在不合格的原因，防止不合格的发生，预防措施应与潜在问题的影响程度相适应 。4.2.1识别潜在不合格 办公室要及时分析如下记录： a.供方供货、服务质量情况；公司对顾客满意程度调查情况； b.以往的内审报告、管理评审报告； c.纠正措施执行情况记录等； d.过程和产品的特性及趋势 。
通过以上记录分析，及时了解质量管理体系运行的有效性，过程、服务质量趋势及顾客的要求和期望，负责组织研究确定消除不合格原因应采取的预防措施，特别是应有效处理顾客报怨和产品不合格 。4.2.2发现有潜在的不合格事实时，由办公室、生产技术部会同相关部门讨论原因，制定预防措施和确定责任部门，明确责任人和实施进度，予以实施并作好记录 。
4.3纠正和预防措施的实施控制 4.3.1纠正和预防措施的实施过程中，管理者代表负责监督措施实施的过程 。4.3.2办公室负责对纠正预防措施实施效果进行跟踪检查、实施控制，保证有效，并作好记录，由管理者代表负责验证 。
4.6对有效果的纠正/预防措施若涉及到质量管理体系文件的更改，应经审批后纳入 质量体系文件 。4.7对在规定时间内未能完成的纠正和预防措施，办公室应对此进行调查，查明未能完成的原因，向管理者代表报告，责任部门无正当理由，应追究部门负责人的责任 。
4.8对重要纠正、预防措施的相关记录及有关信息应提交下次管理评审输入资料之一 。5.相关文件 5.1《不合格品的控制程序》 5.2《内部审核程序》 6.记录 6.1《不合格原因分析报告》 6.2《纠正和预防措施整改单》 。
6.纠正措施这么写先分析一下出错的原因，再针对出错的原因，制订预防措施 。出错的原因分析要透彻，可以多写几条，并针对每一条原因，写出对应的预防措施 。抓住根本，才能订出好的预防措施 。
例如，送错货的纠正预防措施：原因分析：订单传递过程中出现失误，信息收集人员记错货物名称，送货人员未检查是否符合，发货人员未核对货物 。预防措施：加强订单传递的过程控制，要求发货员与信息收集人员核对货物品名、数量 。
信息收集人员对与收集的货物名称、数量与要货人核对 。加强责任制，对因个人原因造成的送错货的情况进行处罚，每次不少于X元 。发货人员在发货前检查备货情况 。
7.改善措施怎么写我以前是生产管理，经常要写这样的改善报告 。你的情况不明，所以没办法帮你写，但其实很简单 。
首先，你要明白一个道理，让你写改善报告并不是追究你的责任，而是让你这样的第一当事人想出不让这样的事再发生的办法，以杜绝同样的事或带有普遍性类似相同点的事再发生，正所谓“没有解决不了的问题，只有发现不了的方法！”明白了这个道理后再写这报告就不会有什么心理负担了，写起来就简单了 。
(1)写出不良产生的原因，是什么原因就写什么原因 。要写清是什么时间在哪里发生的是怎么发生的，是谁发现的发现后采取了什么临时措施就是所谓的对策 。一共发现不良品多少台，是否全数追回 。等等