1.总分类账怎么填一、启用表与扉页的填制 为了确保账簿记录的合法性和完整性,明确记账责任,在启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并在账簿扉页上附启用表,表内详细载明:单位名称、账簿名称、账簿编号、账簿页数、启用日期、记账人员和会计主管人员姓名,并加盖有关人员名章和单位公章 。
更换记账人员时,应办理交接手续,在交接记录内填写交接日期和交接人员姓名并签章 。启用订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编写页数,不得跳页、缺号 。
使用活页式账簿,应当按账户顺序编号,并须定期装订成册;装订后再按实际使用的账页顺序编写页码,另加目录,记录每个账户的名称和页次 。二、总账的登记要点 为了保证账簿记录的正确性,必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿,并符合下列要求:(一)准确完整 。
“登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整 。”每一项会计事项,一方面要记入有关的总账,另一方面要记入该总账所属的明细账 。
账簿记录中的日期,应该填写记账凭证上的日期;以自制的原始凭证,如收料单、领料单等,作为记账依据的,账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列 。(二)注明记账符号 。
账簿登记完毕后,应在记账凭证上签名或者盖章,并在记账凭证的“过账”栏内注明账簿页数或画“√”,表示记账完毕,避免发生重记或漏记 。(三)文字和数字必须整洁清晰,准确无误 。
在登记书写时,不要滥造简化字,不得使用同音异义字;数字要写在金额栏内,不得越格错位、参差不齐;文字、数字字体大小适中,紧靠下线书写,不要写满格,一般应占格距的二分之一,以备按规定的方法改错 。记录金额时,如为没有角分的整数,应分别在角分栏内写上“0”,不得省略不写 。
阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜,以使账簿记录整齐、清晰 。为防止字迹模糊,墨迹未干时不要翻动账页;夏天记账时,可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写,以防汗浸 。
(四)正常记账使用蓝黑墨水 。为了保持账簿记录的持久性,防止涂改,登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写 。
在会计的记账书写中,数字的颜色是重要的语素之一,它同数字和文字一起传达出会计信息 。如果数字和文字错误会表达错误的信息,书写墨水的颜色用错了,其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误 。
(五)特殊记账使用红墨水 。下列情况,可以用红色墨水记账:1.按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;2.在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;3.在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;4.根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 。
(六)顺序连续登记 。各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页 。
如果发生跳行、隔页,更不得随便更换账页和撤出账页,作废的账页也要留在账簿中,如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明“此行空白”或“此页空白”字样,并由记账人员签名或者盖章 。这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞,是十分必要的防范措施 。
(七)结出余额 。凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样,以表示余额的方向 。
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