撰写时，不管同意与否，批复意见必须十分清楚明白，态度明朗 。不能含糊其辞，模棱两可，以免下级无所适从 。
同时批复必须有针对性的一文一批复，请示要求解决什么问题，批复就答复什么问题 。
需要指出的是，在全面推进依法行政的今天，“批复”这种带有较为明显的计划经济“人治”色彩的公文种类，各级行政机关应当慎用 。从既有的批复定义和使用实际看，批复是“答复下级机关请示事项”时使用的文种 。
依法行政讲究职权法定，每个行政机关都有自己独立的法定职责，需要经过“请示”而为的事项越来越少，上级行政机关面对请示，要看是否有必要“批复” 。对于应当由下级机关“依法独立行使职权”并独立承担责任的事项，虽有请示也不应批复（即使需要指导也应采用其他方式） 。
这一是便于明晰职权，分清责任，推进依法行政的需要，二是避免文牍主义，提高行政效率的需要，三是便于管理相对人寻求救济需要 。
4.是否得当,请领导批示该怎么说将要请示的事项写清楚，将背景交待清楚，必要时提供背景资料 。
要将选择的可能性写至少两个或以上，并分析利弊 。把你的判断和原因写出来 。
最后，写上：是否妥当，请领导批示 。知识延展：领导批示，应当包括签署者的签名和日期；有时只在自己的名字下面签署一个“阅”字或年月日，基本就是表明自己知晓了；有事针对具体事项，批示指定某部门或某人负责，则关切程度有所提高；如果指名要“某某同志”等分管领导办理，重视程度就更高一些 。
“批示件”大致可分为两类，一类是在日常的“请示”、“汇报”等需要领导作出正式回复的文件上的批示，另一类则是在“传阅”性质的“工作简报”，“内参”，“通报”等各种信息上做出的批示 。前者是主管官员定夺问题的权力体现形式；后者则是表明上级官员对他认为的下级汇报的某个重要事情的态度 。
5.怎样批示文件批示文件： . 1、“同意”，签名和日期2、如果有方案，“同意按照该方案实施”，签名和日期 . 常见公文批示用语 一、审批公文用语的一般规则 （一）圈阅即表示同意（签发文件除外） 。
（二）如果文件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字；如果文件只出现审批人所在单位名称或职务统称（如：办公厅、人教司、署领导、司领导等），审批人应当在单位或职务上划圈并在近旁签字 。（三）批示应该注明年月日 。
（四）批语对象是上级的，一般称职务；是平级、下级的，一般称同志 。（五）批语对象为多人的，区别以下情况表述： 1.如果是任选的组合，应按惯例排序，可用“并”字按一定标准分类 。
例：按职务分类如“**、**、**副审计长并**、**、**同志（司长）”；按性质分类如“**、**、**司（以上为署内单位）并**、**、**特派办（以上为派驻单位）” 。2.如果是工作流程组合，可按照流程顺序排列 。
例：“**局长并*副审计长”；“*主任并*副审计长、审计长” 。3.如果是多个对象承办事项，须明确主办人 。
例：“**负责（或牵头），**、**会同（或配合）办理” 。此外，审批公文应使用符合档案规范的书写工具 。
二、几种常见情况的批示用语 （一）署领导、办公厅主任签发文件 1.直接签发：签发人批示“发”、“同意”、“速发”等，签字并注明年月日 。（如不同意发文，可批示“不发”、“缓发”、“修改后重报”等，签字并注明年月日 。）
2.请他人审阅后再发：签发人批示“请**阅后发”，签字并注明年月日 。3.改请他人签发：在发文单“签发”栏之外批示“请**签发” 。