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1、例行服务 。会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员 。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人 , 往往还须进行重点照顾 。对于与会者的正当要求 , 应有求必应 。
2、会议签到 。为掌握到会人数,严肃会议纪律 , 凡大型会议或重要会议,通常要求与会者在入场时签名报到 。会议签到的通行方式有三:一是签名报到,二是交券报到,三是刷卡报到 。负责此项工作的人员,应及时向会议的负责人进行通报 。
3、餐饮安排 。举行较长时间的会议 , 一般会为与会者安排会间的工作餐 。与此同时 , 还应为与会者提供卫生可口的饮料 。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水 。那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方 。如果必要 , 还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件 。
4、现场记录 。凡重要的会议,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等 。可单用某一种,也可交叉使用 。
负责手写笔记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰 。
【会议礼仪有哪些注意事项 盘点会议礼仪注意事项】5、编写简报 。有些重要会议,往往在会议期间要编写会议简报 。编写会议简报的基本要求是快、准、简 。快,是要求其讲究时效;准 , 是要求其准确无误;简 , 则是要求文字精炼 。
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