五、语言使用要得当
不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练 。总之，语言使用要得当 。
【文件应该怎么写】语言使用得当，关键是公文的语法语气要恰如其份 。所谓语法，也叫“文法”，是语言的结构规律 。语法包括词法和句法等 。语气，也是语法范畴之一，通过一定的语法形式表示说话人对行为动作的态度 。语气，有的是陈述语气，有的是虚拟语气，也有的用语气助词和语调来表达 。语法和语气相辅相成，不能截然分离 。但是语气决定使用什么样的语法，而语法又会强化语气效果 。语法语气可以反映和表达出行文主体的威信和影响力，产生良好的社会共呜效果 。在起草机关公文时，必须针对特定的事因和对象，注意机关公文的语法语气 。把握好公文的语法语气，可以充分表达出公文或者其他各种文字材料所要表现的内涵，有利于提高国家机关在社会管理中的影响力和号召力 。同样，领导的讲话、报告、讲演等也要注意语法语气，这样能进一步体现领导者的讲话意图，有利于实现领导者所要追求的目的 。
8. 写公文材料有哪些格式 1、重点掌握公文的概念和特点 。
公文有公文的概念有广、狭义之分 。广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料 。
广义的公文专指法定公文 。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文 。
这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具 。公文的特点主要有： （1）法定性； （2）政策性； （3）实用性； （4）实效性； （5）规范性 。
2、掌握公文的基本功用 。公文的基本功用有： （1）颁布法规，传达指示； （2）反映情况，请示工作； （3）联系工作，商洽公务； （4）宣传教育； （5）依据凭证 。
3、掌握公文的分类 。（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种 。
（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类 。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种 。
（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类 。保密文件 又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类 。
（4）按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文、指挥性公文、报请性公文、执照性公文、联系性公文、实录性公文六大类 。二、公文的体式 1、了解公文的构成要素 。
中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分 。（1） 眉首部分又称文头部分，通常有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成 。
（2） 主体部分又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成 。（3） 版记部分又称文尾部分，通常是由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间等项目构成的 。
2、了解公文的构成格式 。3、了解公文的印装规格 。
三、重点掌握公文写作的基本要求 1、要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定； 2、要了解实际情况； 3、要遵循各项行文规则 （1）文种的选用要正确 （2）行文关系的确定要妥当 （3）制发程序的安排要合理 。制发公文的程序主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、等程序 。