第七条 各系统、部门档案员的职责： （一） 了解本部门的工作业务 ， 掌握本部门文件资料的归档范围 ， 收集保管本部门的文件资料 。（二） 认真执行定期归档制度 。
对本部门承办的文件资料平时收集归卷 ， 每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕 ， 并向档案员办好交接签收手续 。（三） 承办人员借用文件资料时 ， 应积极地做好服务工作 ， 并办理临时借用文件资料登记手续 。
第二节 归档范围 第八条 重要的会议资料 ， 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典 型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等 。第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计 划等文件资料 。
第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 。第十一条 公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结 。
第十二条 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工 作记录（表单）及工作简报 。第十三条 信访工作资料 。
第十四条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料 。第十五条 公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料 。
第十六条 公司的各种规章制度、实施细则、程序文件 。第十七条 公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像 等 。
第十八条 公司保密制度中规定的保密范围材料 。第十九条 公司重要设备档案、财会档案材料 。
第三节 平时归卷 第二十条 各部门都要建立健全平时归卷制度 。对处理完毕或批存的文件资料 ， 由档 案员集中统一保管 。
第二十一条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务 ， 编制平时文件资料归卷 使用的“案卷类目” 。“案卷类目”的条款必须简明确切 ， 并编上条款号 。
第二十二条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料 ， 收集齐 全 ， 加以整理 ， 送交本部门档案员归卷 。第二十三条 档案员应及时将已归卷的文件资料 ， 按照“案卷类目”条款 ， 放入平时保 存文件卷夹内“对号入座” ， 并在文件处理登记薄上注明 。
第四节 立卷 第二十四条 立卷工作由相关部门档案员配合 ， 档案员负责组卷、编目 。第二十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点 ， 保持文件之间的有机 联系 ， 区别不同的价值 ， 便于保管和利用 。
第二十六条 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整 。第二十七条 在归档的文件资料中 ， 应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与 批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件 ， 分别立在一起 ， 不得 分开 。
文电应合一立卷；绝密文电单独立卷 ， 少数普通文电如果与绝密文 有密切联系 ， 也可随同绝密文电立卷 。第二十八条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 ， 但跨年度的请示与批复 ， 放在复 文年立卷；没有复文的 ， 放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一 年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在 会议开幕年 ， 其它文件的立卷按照有关规定执行 。
第二十九条 卷内文件资料应区别不同情况进行排列 ， 密不可分的文件资料应依序排列 在一起 ， 即批复在前 ， 请示在后；正件在前 ， 附件在后；草稿在前 ， 定稿 在后；其它文件资料依其形成规律或特点 ， 应保持文件之间的密切联系并 进行系统的排列 。第三十条 卷内文件资料应按排列顺序 ， 依次编写页号 。