1. 电子邮箱的描述 该怎么描述好 杜绝缺胳膊少腿
先不管内容如何,一封email至少需要内容完整 。但是在撰写过程中经常会发生还没写完邮件就不小心点击了“发送”,或者虽然看似OK实则没有添加附件内容或者标题 。这些情况的发生都会让收件人多少感到有点荒唐,给后续沟通添堵 。那如何避免呢?小编推荐如下方法:
(1)如果是自己新写一封邮件或者转发邮件,把添加收件人放在最后一步;
(2)如果是回复别人的邮件,请在点击“回复”之后,先将收件人删除,再开始撰写邮件标题和正文;
(3)发送之前一定要检查一下有没有需要添加的附件 。这是失误最多的情况了 。
明确收件人
发邮件时一般会抄送其他人,这个时候你需要在邮件中明确谁是你的“目标”收件人,谁是你的“通知”收件人 。“目标”收件人需要在邮件正文中有明确的问候语,如果有多人且向他们传达的信息不一样,则需要分别列出;“通知”收件人则无需在邮件中提及,抄送他们只是为了让他们知道邮件中沟通所谓何事,进展到了什么程度,但是无需他们的特别注意或者有所行动(比如某次项目时组员之间的沟通,一般会抄送给老板) 。
回复邮件时点对点
对于内容较多比较复杂的邮件,将其进行主题拆分,每个主题事件下再进行分点叙述,这样让人感觉逻辑清晰,非常舒服 。可以换位想象一下,如果你收到一封只有一段或者两端文字,每段文字至少有超过10行,一般都不太愿意读下去,即便读完了,或许也是浆糊一片不知道表达了什么 。
调整格式、注重邮件的阅读体验
对需要提请注意的地方(如重要的金额、时间点、人员等等)用特殊文本格式进行突出(标记颜色、加粗、斜体、加下划线等),网址信息进行超链接等,这样让读邮件的人对邮件重要内容留有深刻印象,提高邮件沟通效率 。
尽量减少图片的使用
有些时候会需要将excel或者word里面的内容复制粘贴到邮件中,但是往往格式会发生变化 。因此,很多人为了方便省时,会直接将需要放进邮件的内容进行截图,然后以图片格式体现在邮件正文中 。这样做可以,但是不太推荐,因为收件人会有复制邮件内容的需求,或者日后邮箱里进行搜索时,图片里的文字是不会被搜索到的 。建议如果涉及大量数据分析结果的,做成文档放进附件中 。
2. 电子邮件内容怎么写 一、发信对象
仔细确认收件人,并将Cc:(「副本转送」)人数降至最低
二、电子邮件标题:
标题要求要明确且具描述性,字数控制在50个汉字以内,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆 。尽可能避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样(RE/FW标签有助于邮件检索) 。
三、信件内容应简明扼要
电子邮件的内容应力求简明扼要,并求沟通效益 。具体请参照本文档最后的范例 。
四、邮件内容格式
邮件正文格式统一遵守以下规则:
字体:宋体(日文下为Simsun);
大小:10 ;
一行最大文字数:不超过30文字
五、落款:
落款要清晰明了,注明发信者身份,具体请参考下方范例的落款 。
六、附件:
所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密,发给客户的重要信息一定要加密,密码必须在6位以上,且必须是大小写字母,数字,特殊字符组合 。密码不可以写在邮件中,可以通过其他方式(如电话)通知客户 。
附件体积不能太大 。如无特殊情况,附件体积尽可能控制在5M以内,大于这个数字的,通过FTP或者是网络空间传送 。
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