依据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
(一)集中概述法 。这种写法是把会议的基本状况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明 。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小 。如果会议的议题较多,可分条列述 。
(二)分项叙述法 。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写 。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,经常包括对目标、意义、现状的剖析,以及目的、任务、政策措施等的阐述 。这种纪要一般用于须要基层全面领悟、深入贯彻的会议 。
(三)发言提要法 。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神本质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明 。这种写法能比较如实地反应与会人员的意见 。某些根据上级机关布署,须要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采取这种写法 。
三、会议纪要的特点
1.内容的纪实性 。会议纪要如实地反应会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐 。否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求 。
2.表达的要点性 。会议纪如果依据会议状况综合而成的 。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括 。重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐 。
3.称谓的特别性 。会议纪要一般采用第三人称写法 。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特别性的表现 。
四、会议纪要与会议记录的差异
会议纪要有别于会议记录 。二者的主要区别是:第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书 。会议纪要只记要点,是法定行政公文 。第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行 。
4.会议记录怎么写会议有多种,所以会议纪要也有很多种写法 。
比如常委会、党政联席会等例会,这种会议纪要好写,先写谁主持在哪里开,然后把议程和决定简单几句话依次写好就行,最后写参会人员名单 。这里要说的,是如何写专题会议或者说工作协调会的会议纪要 。
工作协调会是最常开的会议,也是最需要写会议纪要的会议 。会议纪要其实是最好写的文种,根本不用动很多脑筋 。
大体来说,格式正确,就好写了 。在这里,推荐一种格式 。
开头,写某年某月某日,谁在某会议室主持召开什么会议,谁谁谁出席会议(自然是大的领导),谁谁谁参加会议(自然是小一些的领导)和谁谁谁列席了会议(列席有时可以不写) 。然后写“会议对某事进行了认真讨论,并形成了一致意见,现纪要如下” 。
这样就写好了开头 。重要一点的协调会,可以写会议召开的部门,如:某年某月某日,县委、县政府在某会议室召开某某工作协调会,然后再依次写谁主持,谁出席,谁参加,等等 。
再就是正文 。正文写四个部分 。
一是会议认为,二是会议决定,三是会议要求,四是会议强调 。每一点就是一个大段 。
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