最常见的例子是，当一家餐厅员工说：「很抱歉，但是我们太忙了！」，客人不会在乎「太忙」，反而认为这是在推卸责任 。为情况道歉，而不是去责备谁 。
即使在问题的对与错还不是很明确，需要进一步认定责任承担者时，也要首先向顾客表示歉意，但要注意，不要让顾客误以为公司已完全承认是自己的错误，我们只是为情况而致歉 。例如可以用这样的对白： 「让你感到不方便，不好意思」 / 「给你添了麻烦，非常抱歉」 。
这样有助平息顾客的愤怒，又没有承担可导致顾客误解的具体责任 。当是顾客出了错时，我们也不能去责备 。
要记住，当顾客做错时他们也是正确的，他们也许不对，但他们仍是顾客 。我们可能无法保证顾客在使用产品的过程中百分之百满意，但必须保证当顾客因不满而找上门时，在态度上总是能够百分百的满意！ 5.提出解决方案 对于顾客投诉，要迅速作出应对，要针对顾客所投诉的问题，提出应急方案；同时，提出杜绝类似事件的发生，或类似事件发生的处理方案，而不仅仅是解决了目前客户的投诉而草草了事 。
我们应该迅速就目前的具体问题，向顾客说明各种可行的解决办法，或者询问对方的想法，对问题解决的意见，为具体方案进行协商；然后确认方案，总结将要采取的各种行动，并重复顾客关切的问题，确认顾客已经理解，并向顾客承诺不会再有类似事件发生 。在检查顾客投诉的过程中，负责投诉处理的同事要记录好投诉过程的每一个细节，把顾客投诉的意见、处理过程及方法都在处理记录表上进行记录，深入分析顾客的想法，这样顾客也会有较为慎重的态度 。
而每一次的顾客投诉记录，企业都会存盘，以便日后查看，并定期检讨产生投诉意见的塬因，从而加以修改 。为了防止此类事件的再度发生，研究是否需要进行改革，对服务程序或步骤要做哪些必要的改变，以提出预见性的解决方案 。
顾客进行投诉是希望能继续光顾，同时对企业服务不满讯息的反馈，无疑也给企业提供了一次认识自身服务的不足和改善服务质量的机会 。所以，员工都要真诚地对顾客表示感谢 。
因此，可以写一封致谢信，感谢顾客所指出的问题，并为防止以后类似事件的发生，企业所作出的努力和改进的办法向顾客说明，真诚地欢迎顾客再次光临或惠顾 。~ 。
3.产品质量客户投诉分析报告怎么写一.
为什么要写质量分析报告：
1.
在全面质量管理的八条原则中，其中有一条是基于事实的决策方法 。我们大家都知道有效决策是建立在数据和信息分析的基础上，一个领导要取得成功，一个企业要兴旺发达，在活动之前必须有一个精心的策划和正确的决策 。决策的依据是什么，就是要采用准确的数据和信息 。我们的质量分析报告 。就要起这个作用 。通过我们的分析报告，对所收集到的各种信息和数据，通过统计技术进行科学分析 。然后提供给我们的领导 。如果我们每一个检验员，一个在现场最了解情况的人，不能给领导提供一个最真实的信息 。我们的工作就没有做好 。如果说一个领导不需要我们的质量信息，那么这个领导也不是一个好领导 。这个领导对质量有关的各个过程就不能作出正确的决策 。也就会影响这个企业或过程的有效性和效率 。
2.
质量分析报告中要写那些内容：
(1)
产品装配一次合格率统计表；
(2)
本部门产品质量存在的问题：用直方图找出主要的质量问题 。
(3)
分析产品存在质量问题的原因：用因果图分析质量问题的原因：从人、机、料、法、环、测六大因素去分析 。比如：人：生产过程中出现的装配质量问题，是由于操作员不熟悉装配工艺，是由于装配工不按工艺规程去做，或工人只顾产量不顾质量，或是员工精神不好等等 。机：使用的胎夹具陈旧不好用，精度超差 。料：进厂的零部件质量不好 。法：制定的工艺文件不切合实际，难操作 。或工人的操作方法不对 。环：环境不好，如光线很暗，空气不好，气温太热或太冷 。影响员工的工作情绪或体力 。测：如测量设施不准确，没有测试设备 。通过分析，让领导了解哪些问题是车间领导和公司领导去介决的，哪些是需要我们去做的，哪些是操作员工要做的 。