商务信函的重要性 也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？ 是的，答案是肯定的 。让我们一起来看看以下的调查结果 。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？ [参考全美最畅销的贸易书籍“BuildinganImport-ExportBusiness”]以下5个方面是买家最关心的： 供应商如何回复买家的邮件？ 供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？ 当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？ 供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？ 供应商如何答复买家提出的要求？ 供 。
7. 怎样写商务信函 撰写商务信函并不要求您使用华丽优美的词句 。
所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么 。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用 。
口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流 。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面 。
然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉 。他们宁愿写“Your letter has been received”,“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint” 。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已 。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化 。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today” 。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化 。
语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的 。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的 。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现 。*真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚 。
不管说什么，都要带着您的诚意去说 。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚 。
*直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件 。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点 。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们 。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感 。
*礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的 。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度 。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会 。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点 。