如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言 。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及” 。
任何事情，一旦过了头，效果反而不好 。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚 。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果 。*简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解 。
用常见的 单词 ，避免生僻或者拼写复杂的 单词。一个 单词 可以表达，就不要用词组 。
多用短句，因为短句更容易理解 。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词 。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词 。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等 。
因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义 。*精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确 。
这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程 。针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字 。
这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视 。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam” 。
语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句 。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言 。
所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句 。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯 。
回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时 。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商 。
如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机 。标题 这一点是特别针对写电子邮件的 。
也许很多人都没有意识到，事实上，。
8. 如何写好一封商务信函 商业信函格式
同其它信函一样，商业信函也是一种具有习惯格式的文体 。商业信函通常由信封、信文及附件3部分构成 。前两部分是必不可少的，而后者则需视具体情况而定 。
1）信封
(1)信封的种类
信封有横式和竖式两种 。用横式信封时，将收信人地址写在信封的上方；用竖式信封时，将收信人地址写在信封的右侧，如果位置颠倒了，就会导致投递错误，发信人寄出的信又会给投递回来 。
(2)信封的内容
①收信人地址 。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写 。这部分内容包括：邮政编码，省、市（县）、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称 。收信人的地址要写得详细具体、准确工整 。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投 。
②收信人姓名 。一般写在中间位置，字稍大 。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启” 。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作（或出差）而延误书信的处理，也可把具体业务部门作为收信人，如某厂“销售科收”等 。
③寄信人地址及姓名 。用横式信封时居下书写；用竖式信封时居左书写 。