敬称是对他人表示尊敬的称呼 。在书信中应该避免和禁止使用“你”“我”这样的直接称谓 。
称呼后面要加冒号，表示下面有话要说 。2、问候语 问候语要写在称呼的下一行，空两格 。
它可以独立成为一段 。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心 。
问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！” 如果收信人是长辈，可以写“您好”；或“身体好吗”等； 如果收信人是平辈，可以写“你好”； 如果收信人不是一个人，一般写“你们好”或“大家好”，不可以写“您们好”（“您”后面不能加“们”） 。3、正文 正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分 。
每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔 。4、祝颂语 正文写完后，通常要向对方表示致敬或祝福 。
祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等 。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写 。
另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写 。对长辈，可用“敬祝健康”、“恭请金安”、“福安”、“长寿”“此致敬礼”等 。
对平辈，可用“祝你愉快”、“工作顺利”、“祝你进步”、“春安”等 。对晚辈，可用“祝你学习进步”、“顺问近好”、“望多保重” 。
5、署名 在信纸的右下方写上自己的名字，在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“同学”、“好友”，“弟”“妹”等 。6、日期 发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行 。
应写清年月日（不写年份是错误的），以备收信人日后查阅 。也可同时写上地点 。
如“2016年5月16日于沈阳” 。
9.书信格式样本（顶格写）亲爱的（或敬爱的）XXX:
（空两格写）您（或你）好！
（空两格写） 正文
（顶格写）此致
敬礼 或（空两格写）祝福语
右下角写姓名
日期
例：
敬爱的老师：
您好！
时光飞逝，转眼间我们升入了5年级，在这硕果累累的金秋时节，我们踏着醉人的花香，迎来了第21个教师节.
当无知的我们走进实验小学的大门，我们看见了您慈祥的面孔.是您领我们学会了加，减，乘，除.也是您领我们走进知识的大门，把知识宝库的金钥匙交到我们手中，让我们去努力，去发现，去探索；也许在什么时候，我们幼稚的话语可能伤害过您，可是您仍把我们当做您的 一个个调皮的孩子.
没有阳光就没有花朵，而没有教师哪会有诗人，文学家，作家，哪会有举世闻名的歌德巴赫猜想！
多少次，我们看见您在认真的批改作业，您在细细凝视，一行行，一页页.在您没看完前您不肯离去.因为您知道那是孩子们的翅膀和台阶.这时当我们看见您，我们多想递上一杯清凉的茶，说一句：老师，您辛苦了！
有人说，老师是园丁，培育除一代又一代的人才，我觉得这话没错，您就是园丁，我们是春天里 的幼苗，茁壮的绿叶上有您的汗珠，鲜艳的花朵上有您的微笑！不管您有多忙多累，您始终精神饱满的出现在我们面前，为我们讲授知识.您为我们的成长付出了多少心血，牺牲了多少个良宵啊.您额头的皱纹刻下了千丝万缕的慈爱；您鬓边的白发记载着长年累月的辛劳.就像我们不会忘记有养育之恩的父母一样，也不会忘记您----我们的启蒙恩师.
写到这，我们要对您说一句，老师，您是我们心中永远的天使！
祝您节日快乐，身体健康，永远年轻，桃李满天下！