|档案整理方法“卷件融合” |机关档案管理规定

卷件融合是《机关档案管理规定》在档案整理方面提出的新思路。卷件融合从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上提出了档案资源的融合管理的新思路、新要求。
1.从整理思路上将卷、件统一起来
卷、件作为目前同时存在的两种整理方式，各有其存在的价值和意义。按卷整理在保持文件之间的历史联系、按件整理在体现文件形成规律方面都有对方无法比拟的优点，因而科技等档案以卷为单位整理、文书档案等以件为单位整理都有其合理性，不宜简单以卷代件或以件代卷。
实践中，卷内件与按件整理的件并无本质区别，因而可以将卷、件看作档案整理的两个级次，其中件为基本单位，卷则是在件这个基本单位基础上将密切联系的件组合起来，反映一个问题或一项活动（比如科技档案）。当然，如果件本身已经能够基本反映一个问题或一项活动（比如文书档案），则无需再进行组合。按照这个思路，卷、件不是两种整理方法的分野，而只是整理级次上的区别。因此，卷件融合，首先要尊重卷、件存在的合理性，不能将二者对立起来。其次，要将件确立为档案整理的基本单位，统一卷内件和按件整理的件的整理要求，将卷、件的整理统一起来。当然，在具体整理中，为避免混乱，同一门类不可同时采用卷、件两种整理方式。
2.从档案管理上将卷、件统一起来
在档案管理实践中，不少单位习惯于将采用卷、件不同整理方式的档案分开管理，增加了管理系统开发负担，人为造成档案资源割裂，同时在档案日常管理、检索、利用、统计等方面也增加了操作难度。从管理上将卷、件统一起来，就是要通过统一档号、统一目录编制等手段，将采用不同整理方式的同一门类甚至不同门类档案实行统一管理，不因为整理方式不同造成档案资源分散、管理分割。
3.从档号编制上将卷、件统一起来
目前卷、件档号编制采用了以《档号编制规则》（DA/T 13-94 ）、《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）为代表的两套编号体系，增加了整理负担，影响了档案资源的统一、规范管理，是卷件融合的障碍之一。如果按照前述卷、件统一的整理思路，将卷内件和按件整理的件的整理统一起来，则反映档案整理结果的卷、件档号也可以实现相对统一。比如按照《机关档案管理规定》“体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性”的档号编制要求，可以考虑采用类似“全宗号一档案门类代码?年度/类别号/目录号一保管期限— 机构/问题/卷号一件号”等兼顾卷、件整理要求的通用档号结构，去统一规划设计卷、件的档号编制方案，实现二者的统一。
全宗号一档案门类代码?年度/类别号/目录号一保管期限一机构/ 问题/卷号一件号

本文图片

比如， Z109全宗照片类2019年度永久档案第3问题第1件， Z109全宗科技类基建01项目定期30年档案第1卷第3件可以表示为：
Z109-ZP?2019-Y-003-0001
Z109-KJ?JJ01-D30-001-0003
4.从目录编制上将卷、件统一起来
卷、件采用不同的目录形式也是目前实现卷件融合管理的一个障碍。以卷为单位整理的档案需要同时编制案卷目录和卷内文件目录。为方便查阅，过去有将案卷目录和卷内文件目录结合起来形成全引目录的做法，但全引目录制作复杂，主要适应手工管理需要，因而未得到广泛应用。
延续全引目录的思路，可以考虑采用在每条卷内文件目录上增加案卷属性（比如增加案卷题名等）的方式，将案卷目录和卷内文件目录合二为一，形成案卷文件目录。在此基础上，再将案卷文件目录与归档文件目录以序号、档号、文号、责任者、文件题名、案卷题名、日期、密级、页数、备注等项目（可以依需继续扩展）组织起来，就可以形成较为规范、统一的通用档案目录（见下表）。